是機關發文字號的組成部分。
發文字號,簡稱文號,習慣上也稱為檔案編號,它是發文機關在某一年度內所發各種不同檔案總數的順序編號。發文字號由發文機關的收發文機構負責統一編排。發文字號應當包括機關代字、年份程式碼、發文順序號;聯合行文,一般的以主辦機關為主體依據編制發文字號。
機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字,第二個層次是發文機關主辦檔案的部門的代字。如鐵道部檔案的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等,“鐵”代鐵道部,辦”財”代主辦這份鐵道部檔案的鐵道部的辦公部門、財務部門。
讀懂機關代字很重要,特別是知道了檔案的主辦部門是誰,可以比較準確地對檔案進行分辦、查詢和儲存歸檔。文號是發文機關為便於指代檢索引用公文、統計處理保管公文,而給所制發的檔案編排的代號。按照規定應由發文機關代字、年份和發文順序三部分構成。
在擬製時難度最大的是發文代字,應由所在區域代字、機關代字和發文型別代字組成。目前除了信函式公文在機關代字後標註“函”以外,其餘發文一般都用“發”作為總的發文型別代字(個別地區除外)。
發文代字是發文機關代字的簡稱, 是指某個單位的簡稱。如某縣發改委的發文代字為“*發改發”。
某縣衛生局的發文代字為“*政衛發”。(注:*號代表某縣的簡稱)收文序列不太懂。